Sommaire du guide
Les six informations indispensables
Une invitation incomplète, ce sont dix messages de questions ensuite. Vérifiez qu'il y a tout :
- Pour qui : le prénom de la personne qui part, et l'occasion (retraite, mutation, nouveau poste, fin de stage…).
- Le jour, avec le jour de la semaine : « le jeudi 12 novembre » plutôt que « le 12/11 ».
- L'heure de début et l'heure de fin : « de 17 h 30 à 19 h 30 ».
- Le lieu exact : l'adresse, et pour un bureau le bâtiment, l'étage ou le nom de la salle.
- La participation éventuelle : une cagnotte pour le cadeau, un plat à apporter, ou rien du tout.
- Comment répondre, et avant quand : une date limite aide tout le monde, à commencer par vous.
Quand envoyer l'invitation
Trop tôt, on l'oublie ; trop tard, les agendas sont pleins.
Attendez l'accord de la personne qui part avant d'envoyer quoi que ce soit, sauf s'il s'agit d'une surprise. Une invitation qui circule avant qu'elle ait dit oui, c'est un faux départ.
Par où l'envoyer
Utilisez le canal que tout le monde lit déjà, et un seul si possible :
- L'e-mail professionnel : pratique pour toucher plusieurs services et les personnes qui ne sont pas dans les groupes de discussion. Mettez les adresses en copie cachée pour éviter les « répondre à tous ».
- WhatsApp ou SMS : rapide pour une petite équipe. Un message court avec un lien suffit.
- La messagerie interne de l'entreprise, si c'est là que l'équipe se parle.
- Une affiche en salle de pause ou près de la machine à café, pour les collègues qui n'ont ni e-mail ni téléphone professionnels.
Le plus simple reste d'envoyer partout le même lien. Sur monpot, la page du pot réunit la date, l'heure, l'adresse avec un bouton itinéraire et, si vous en avez une, le lien de la cagnotte. L'aperçu du lien montre le prénom, la date et le lieu, et chacun répond au même endroit.
Modèles de textes à copier
Remplacez les prénoms, dates et lieux par les vôtres, et [lien] par l'adresse de votre page. Les textes sont au vouvoiement, adapté à un groupe ; passez au tutoiement si c'est l'habitude de votre équipe.
Objet : Pot de départ de Sophie, jeudi 12 novembre Bonjour à toutes et à tous, Après huit ans parmi nous, Sophie quitte l'équipe pour un nouveau poste. Pour lui dire au revoir, nous vous attendons à son pot de départ : Jeudi 12 novembre, de 17 h 30 à 19 h 30 Salle Lumière, 2ᵉ étage Merci de nous dire si vous venez avant le lundi 9 novembre, pour que nous puissions prévoir assez à manger et à boire : [lien] À très vite, Karim et Nathalie
Bonjour à tous, Mehdi nous quitte bientôt. Rendez-vous à son pot de départ vendredi 27 novembre à 12 h 30, à la cafétéria. Pour dire si vous venez, écrivez votre prénom ici : [lien]
Objet : Jean-Pierre prend sa retraite Bonjour à toutes et à tous, Après 32 ans de carrière, dont 18 dans notre service, Jean-Pierre prend sa retraite à la fin du mois. Nous voulons lui faire une belle fête, à la hauteur de tout ce qu'il nous a apporté. Rendez-vous le vendredi 4 décembre, de 18 h à 20 h, au restaurant Le Jardin, 12 rue des Lilas. Une cagnotte est ouverte pour son cadeau ; chacun donne ce qu'il souhaite. Les anciens collègues sont les bienvenus : n'hésitez pas à faire suivre ce message. Merci de répondre avant le mercredi 25 novembre : [lien] Aïcha
Le lien à coller dans votre invitation
Créez la page de votre pot : la date, le lieu et la cagnotte au même endroit, et chacun répond en écrivant son prénom.
Bonjour à tous, Le stage de Lucas se termine vendredi. Pour le remercier de ces six mois avec nous, on se retrouve pour un goûter jeudi à 16 h, en salle Horizon. Gâteaux et jus de fruits prévus, venez simplement comme vous êtes. Dites-nous si vous venez : [lien]
Chut, c'est une surprise. Bonjour à toutes et à tous, Le départ de Chantal approche et nous lui préparons un pot surprise le jeudi 17 décembre à 17 h, salle du conseil. Merci de ne pas lui en parler, et de ne pas répondre sur un groupe où elle se trouve. Pour dire si vous venez : [lien] Rendez-vous à 16 h 50 pour l'accueillir tous ensemble.
Petit rappel : le pot de départ de Sophie, c'est jeudi 12 novembre à 17 h 30, salle Lumière. Si ce n'est pas encore fait, dites-nous si vous venez avant lundi : [lien] Merci à ceux qui ont déjà répondu.
Pour une mutation, un modèle adapté se trouve dans le guide du pot de départ pour une mutation.
Trouver le ton juste
Une invitation de pot de départ peut être drôle, à condition que tout le monde sourie, à commencer par la personne qui part. Quelques repères :
- Un clin d'œil sur une habitude partagée (la machine à café capricieuse, la réunion du lundi) fait sourire tout le monde. Une plaisanterie sur l'âge, le physique ou les raisons du départ peut blesser.
- Évitez les blagues internes que seuls trois collègues comprennent : les autres se sentiront de trop.
- Mentionnez les boissons sans alcool : chacun se sent attendu.
- Sur une affiche, écrivez gros et simple : le prénom, le jour, l'heure, le lieu. Le reste peut tenir dans le lien.
Les erreurs à éviter
Envoyer l'invitation dans le mauvais groupe. Surtout pour une surprise : vérifiez deux fois que la personne qui part n'est pas dans la discussion.
Une adresse trop vague. « Au bar d'en face » ne suffit pas aux collègues d'un autre site : donnez l'adresse complète.
Changer l'heure sans prévenir tout le monde. Si un détail change, prévenez par le même canal, ou modifiez la page partagée : tout le monde voit la nouvelle version au même endroit.
Oublier les absents. Congé, arrêt, télétravail : envoyez-leur aussi l'invitation. Ils pourront participer à la cagnotte ou laisser un mot.
Questions fréquentes
Combien de temps à l'avance envoyer l'invitation à un pot de départ ?
Deux à trois semaines avant pour un pot classique, quatre à six semaines pour un départ à la retraite. Pour une mutation annoncée tard, envoyez-la dès que la date est fixée.
Que doit contenir une invitation à un pot de départ ?
Le prénom de la personne qui part, le jour et la date, l'heure de début et de fin, le lieu exact, la participation éventuelle (cagnotte, plat à apporter) et la façon de répondre, avec une date limite.
Peut-on mettre de l'humour dans une invitation de pot de départ ?
Oui, s'il fait sourire tout le monde, à commencer par la personne qui part. Préférez les clins d'œil sur la vie de l'équipe aux plaisanteries sur l'âge ou les raisons du départ.
Faut-il envoyer l'invitation à la personne qui part ?
Oui, sauf pour un pot surprise. Dans ce cas, envoyez l'invitation à part et vérifiez qu'elle ne fait pas partie du groupe de discussion utilisé.
Comment savoir qui vient au pot ?
Fixez une date limite et regroupez les réponses au même endroit. Sur la page monpot du pot, chaque invité écrit son prénom et appuie sur « Je viens » : la liste et le total se mettent à jour tout seuls.