Sommaire du guide
Qui décide de la liste
La liste des invités appartient d'abord à la personne qui part : c'est son au revoir. Demandez-lui qui elle souhaite voir, puis complétez avec ce que vous savez de l'équipe. Le responsable peut aider à repérer les personnes d'autres services avec qui elle a beaucoup travaillé.
Si le pot est une surprise, faites la liste avec un ou deux collègues proches d'elle, et posez-vous une question simple pour chaque nom : « Serait-elle déçue que cette personne ne soit pas là ? »
Les cercles à passer en revue
Prenez les cercles un par un, du plus proche au plus lointain, et cochez ceux qui comptent pour la personne qui part.
Qui inviter
Combien de personnes prévoir
Le nombre de personnes décide de tout le reste : la taille de la salle, les quantités du buffet, le montant d'une réservation. Il faut donc le connaître tôt, et le connaître juste.
- Fixez une date limite pour répondre, deux ou trois jours avant les courses ou la commande.
- Comptez les réponses positives, pas les invitations envoyées : selon le jour et l'heure, une partie des invités ne pourra pas venir.
- Ajoutez une petite marge pour ceux qui passeront sans avoir répondu.
Récolter les réponses sans y passer la semaine
C'est souvent là que tout se complique : des pouces sur un groupe WhatsApp, des « oui » par e-mail, des « je pense » dans le couloir, et un papier où l'on essaie de tout recopier. Trois façons de faire :
- Une page où chacun écrit son prénom. Avec monpot, les invités ouvrent le lien, écrivent leur prénom et appuient sur « Je viens ». La liste et le total se mettent à jour tout seuls, et chacun peut retirer sa réponse en cas d'empêchement.
- Un tableau partagé. Pratique si toute l'équipe a accès au même outil, moins pour les autres services ou les anciens collègues.
- Les réponses par message. Elles fonctionnent pour dix personnes ; au-delà, il faut tout recopier, et l'on finit par compter deux fois le même collègue.
La liste se remplit toute seule
Partagez un lien : chaque invité écrit son prénom, vous voyez le total en direct. Gratuit, sans compte, sans appli.
Relancer sans insister
Une relance suffit, envoyée deux ou trois jours avant la date limite. Elle remercie ceux qui ont déjà répondu et rappelle l'essentiel. Pour les absents, un message personnel leur permet de participer autrement.
Petit rappel pour le pot de départ de Bernard, mardi 15 décembre à 17 h 30, salle Atelier. Si ce n'est pas encore fait, dites-nous si vous venez avant vendredi, pour que les quantités soient justes : [lien] Merci à ceux qui ont déjà répondu.
Bonjour Yasmine, je sais que vous serez en congé le jour du pot de Bernard. Si vous le souhaitez, vous pouvez participer au cadeau ou lui laisser un mot dans le livre d'or : [lien] Il sera content de vous lire.
Les cas délicats
Deux collègues qui ne s'entendent pas
Le pot n'est pas le lieu pour régler des comptes, ni pour exclure. Invitez toute l'équipe : chacun choisira de venir ou non. Si la personne qui part a un vrai conflit avec quelqu'un, parlez-en avec elle avant.
Le responsable qui n'a pas été prévenu
Prévenez votre responsable dès le début, même s'il ne fait pas partie des proches : il voudra peut-être dire un mot, ou libérer un créneau pour que l'équipe soit disponible.
Les conjoints et les enfants
Pour un pot au bureau, les familles ne sont en général pas invitées, sauf pour un départ à la retraite où c'est parfois souhaité. Précisez-le dans l'invitation : « Vos proches sont les bienvenus », ou rien du tout.
La très grande équipe
Au-delà d'une cinquantaine de personnes, invitez service par service, avec un message adapté à chaque groupe, et prévoyez un pot debout plutôt qu'assis. Un seul lien pour tous évite de recompter des réponses venues de partout.
Les erreurs à éviter
Oublier ceux qui ne sont pas dans le groupe. Collègues sans e-mail professionnel, personnes en télétravail, équipes de nuit : prévoyez une affiche ou un message à part.
Compter les invitations au lieu des réponses. Cinquante invités ne font pas cinquante personnes. Prévoyez sur la base des « Je viens ».
Relancer chacun en privé. Une relance collective suffit. Au-delà, l'invitation devient pesante.
Faire la liste sans la personne qui part. Sauf surprise, elle sait mieux que personne qui elle veut voir ce jour-là.
Questions fréquentes
Qui inviter à un pot de départ ?
L'équipe directe et le responsable, puis les services proches, les collègues d'autres sites, les anciens collègues et, si la personne qui part le souhaite, des partenaires ou sa famille. Demandez-lui d'abord qui elle veut voir.
Faut-il inviter tout le service ?
En général oui, pour que personne ne se sente mis à l'écart. Chacun choisit ensuite de venir ou non.
Combien de personnes viennent à un pot de départ ?
Cela dépend de la taille de l'équipe, du jour et de l'heure. Ne vous fiez pas au nombre d'invitations : comptez les réponses positives et ajoutez une petite marge.
Comment savoir qui vient sans relancer tout le monde ?
Fixez une date limite et regroupez les réponses au même endroit. Sur la page monpot du pot, chaque invité écrit son prénom et appuie sur « Je viens » : vous voyez la liste et le total à tout moment.
Peut-on inviter des personnes extérieures à l'entreprise ?
Oui, si la personne qui part le souhaite et si le lieu le permet. Au bureau, prévenez l'accueil pour l'accès au bâtiment.